Conseils pour rédiger des CGV pour professionnels (B to B)

Baptiste Robelin, avocat spécialisé en droit des affaires et CGV, vous conseille pour la rédaction de vos CGV à destination des professionnels (B to B)

Aux termes de l’article 2 de la Directive 2011/83/UE, est un professionnel « toute personne physique ou morale, qu’elle soit publique ou privée, qui agit, y compris par l’intermédiaire d’une autre personne agissant en son nom ou pour son compte, aux fins qui entrent dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale en ce qui concerne des contrats relevant de la présente directive; »

Aux termes des dispositions de l’article L441-1 du Code de commerce, entre professionnels (souvent vendeur et acheteur), les conditions générales de vente (CGV) constituent un socle unique de la négociation commerciale. En effet, elles permettent une bonne conduite du contrat avec le client (acheteur de produits). Elles permettent de l’informer des modalités de vente appliquées de manière générale et d’encadrer cette relation dans un cadre juridique. Ce mécanisme des CGV requiert une demande du client auprès du vendeur – qui procèdera à la communication des CGV. Cette communication a un caractère obligatoire, surtout à l’égard de tout professionnel (acheteur/client) de produits qui en fait la demande pour une activité professionnelle. Sans demande, aucune obligation de communication ne pèse sur le vendeur. Pour information, les CGV figurent dans les documents contractuels (bons de commande, devis, contrats notamment) ou publicitaires (écriteaux, affiches apposées sur les lieux de vente par exemple).

Outre les modalités de communication et les sanctions du non-respect de l’obligation de communication, le contenu des CGV est sous divisé en mentions obligatoires et facultatives.

Un aperçu sommaire de ce contenu sera mis en évidence au terme de cette analyse.

Elles sont énoncées par l’article L441-1 S. du Code de commerce. Ces derniers prévoient que les CGV comprennent notamment :

Pour rappel, l’escompte est une réduction qui est accordée à un acheteur dont le paiement s’effectue en avance ou par anticipation. Cette escompte apparait nécessairement sur les factures et dans les conditions de règlement. De manière générale, des réductions et rabais peuvent aussi s’appliquer au prix. Et ces réductions sont nécessairement fixées selon des critères précis et objectifs ayant un caractère tant quantitatif que qualitatif. En somme, il est à la charge du vendeur de faire mention des remises pouvant être promotionnelles ou ponctuelles ainsi que les ristournes différées de fin d’année. Et ce, eu égard aux résultats d’exploitation.

Aussi, il est important de rappeler que lorsque le prix ne peut être prédéterminé ou fixé avec exactitude, le prestataire de service a l’obligation d’adresser au destinataire qui en fait la demande un devis suffisamment détaillé ou une méthode de calcul du prix – dans l’objectif de vérifier ce dernier.

Eu égard aux dispositions du Code de commerce, à la loi de modernisation de l’économie (n°2008-776) et à la loi relative à la consommation (n°2014-344), les délais de paiement peuvent être librement fixés par les parties – sous réserve de ne pas dépasser 45 ou 60 jours (à partir de la date d’émission de la facture). A défaut de stipulation expresse des CGV, le délai de paiement est de 30 jours. Toutefois, des délais spécifiques peuvent s’appliquer lorsqu’il s’agit de produits périssables, de boissons alcooliques etc. Ce délai de paiement est souvent prévu entre 20 et 30 jours.

Le non-respect de ces délais de paiement donne lieu à des pénalités de retard. Il est donc important que les CGV fassent mention des pénalités de retard. Dans la clause intitulée ‘’pénalités de retard’’, il devra être précisé la notion de retard de paiement, les modalités d’application de la clause ainsi que le taux d’intérêt des pénalités dues.

Le retard de paiement correspond au paiement effectué au-delà de la date convenue et mentionnée sur la facture ou tout simplement au défaut de paiement de l’acheteur. Quant au taux d’intérêt des pénalités applicable, il correspond à trois fois le taux de l’intérêt légal. Son calcul s’effectue sur la base du montant TTC de la facture.  Ces intérêts sont dus sans qu’aucune formalité préalable ne soit exigée. L’exigibilité est de plein droit dès lors que le délai prévu pour le paiement n’est pas respecté. A défaut de stipulation d’intérêt de retard dans les CGV, il est fait application du taux de référence appliqué par la Banque Centrale Européenne dans sa dernière opération de refinancement majoré de 10 points.

La suite logique serait que le vendeur récupère rapidement le prix de ces marchandises via le recouvrement entrepris. Ce recouvrement s’accompagne d’une indemnité forfaitaire dès lors que les CGV en font mention. En effet, cette clause intitulé ‘’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement’’ s’ajoute à celle sur les pénalités susmentionnées. Son montant est fixé par Décret (n°2012-1115) : 40€. Il est exigible de plein droit dès le premier jour de retard de paiement, i.e., sans besoin d’aucune formalité préalable. Un simple constat du non-paiement dans les délais prévus suffit. La seule limite réside dans le fait qu’une telle clause soit inefficace dès lors que l’acheteur est en procédure collective.

Un autre point est important à souligner : il s’agit du droit de rétractation de 14 jours du client professionnel. Pour en bénéficier, il faut qu’il ait moins de 5 employés, que le contrat soit conclu hors établissement (hors locaux, en ligne) et hors de son champ d’activité professionnelle (C. cons., Art. L121-21 S., L221-18 S. – Loi Hamon n°2014-344).

Dans la continuité des clauses obligatoires dans les CGV, il est possible – pour ne pas dire très vivement recommandé – de stipuler d’autres clauses facultatives que d’apparence. C’est l’exemple de la clause de réserve de propriété, de la clause limitative de responsabilité ou encore de la clause relative aux cas de force majeure.

Cette clause relative aux conditions de résiliation du contrat est mise en œuvre en cas d’inexécution suffisamment grave : par exemple, un défaut de paiement au-delà du délai de paiement. Elle a notamment pour effet à l’égard de l’acheteur la restitution de la chose livrée. Il est important de ne pas confondre cette notion avec la clause résolutoire dont l’effet principal est de mettre fin au contrat sans effet rétroactif, sans restitution possible.

Ces modalités sont fixées par les articles L441-1 et suivants du Code de commerce.

La communication des CGV incombe au vendeur professionnel (producteur, grossiste, importateur, prestataires de services) dès lors qu’un acheteur professionnel (acheteurs de produits ou demandeur de prestation de services) en fait la demande. Pour ce faire, il faut un document écrit communiqué par le vendeur par tout moyen constituant un support durable – soit physiquement soit par voie électronique.

A cet égard, est un support durable – conformément à la Directive 2007/64/CE – tout instrument permettant à l’utilisateur de services de paiement de stocker les informations qui lui sont personnellement adressées d’une manière telle que ces informations puissent être consultées ultérieurement pendant une période adaptée à leur finalité et reproduites à l’identique.

En dehors de la nécessité d’un écrit et d’un support durable aucun autre formalisme ne s’applique aux CGV.

A noter également que cette obligation de communication ne s’applique aux conditions particulières de vente (CPV) qu’en cas de contradiction avec les CGV. Enfin, cette obligation de communication des CGV ne s’applique pas si aucun client n’en fait la demande. Il faut donc une démarche active du client.

Les CGV peuvent ne pas être uniformes pour tous les clients. En effet, le professionnel est autorisé à différencier ses CGV en fonction de la catégorie d’acheteurs de produits ou de prestations de services. De la sorte, l’obligation de communication des CGV ne s’effectue qu’à l’égard des clients relevant de la catégorie concernée. Et seul le vendeur peut définir la catégorie sur la base de critères objectifs (la nature de la clientèle, le mode de distribution, le chiffre d’affaire etc.). Dans ces cas, la simple communication des CGV ne suffit pas, elles doivent être acceptées par l’acheteur.

Le non-respect de l’obligation de communication des CGV par le vendeur est puni d’une amende administrative pouvant aller jusqu’à 15 000 € pour une personne physique et 75 000 € pour une personne morale. Cette sanction s’applique également lorsque les CGV sont incomplètes. C’est le cas par exemple de l’absence des mentions obligatoires.

L’obligation de communication suppose l’existence des CGV. Mais, aucun texte n’impose que ces CGV soient préétablies. Donc, l’absence de CGV préétablies ne peut pas constituer un refus de communication de celles-ci, lorsqu’elles ont été demandées. Par conséquent, aucune sanction ne peut s’appliquer pour refus de communication des CGV. Ce raisonnement est un pari risqué. Il est plus judicieux de les établir à l’avance afin de se prémunir des risques d’impayés.

La clause n°1 : Objet : C’est la partie préambule des CGV. C’est l’occasion de présenter de manière détaillée et descriptive les droits et obligations de la société et de son client dans la vente des marchandises. Aussi, de recenser les marchandises soumises aux CGV et d’expliquer que toute prestation accomplie par la société implique l’adhésion sans réserve de l’acheteur aux CGV.

La clause n°2 : Prix : Ce prix est libellé en euros. Il se calcule hors taxe et est majoré du taux de TVA. A ceci, s’ajoute les frais de transport applicables au jour de la commande. Aussi, ce prix peut être modifié ad nutum (à tout moment) par le vendeur sous réserve de s’engager d’appliquer aux marchandises commandées le prix indiqué lors de l’enregistrement de la commande. Donc, le prix des marchandises vendues est celui en vigueur au jour de la prise de commande.

La clause n°3 : Rabais et ristournes : C’est une mention obligatoire qui doit figurer dans les CGV (C. com. Art. L.441-1 s.) pour que les tarifs proposés comprennent les rabais et ristournes. Ils sont octroyés eu égard aux résultats de la société ou compte tenu de la prise en charge de certaines prestations par l’acheteur.

La clause n°4 : Escompte : Il est fréquent qu’aucun escompte ne soit consenti lorsque le paiement est anticipé.

La clause n°5 : Modalités de paiement : C’est soit par chèque, soit par carte bancaire. Les autres moyens de paiement doivent être indiqués. Le paiement d’un acompte (10% du montant global) peut être à la charge de l’acheteur lors de l’enregistrement – à charge de régler le solde à la réception des marchandises.

La clause n°6 : Retard de paiement : Il s’agit d’une clause de pénalité de retard qui est mise en œuvre en cas de défaut de paiement total ou partiel des marchandises livrées à la date prévue et dument réceptionnées par l’acheteur. Le montant prévu au titre de cette clause pénale doit être équilibré afin de n’être ni dérisoire, ni excessif – au risque d’une évaluation par le juge.

La clause n°7 : Clause résolutoire : Elle fait suite à la clause ‘’retard de paiement ‘’ au terme d’un délai pendant lequel l’acheteur doit s’acquitter de la somme due – au risque d’une résolution de plein droit. La conséquence étant l’allocation de dommages-intérêts pour le vendeur.

La clause n°8 : Clause de réserve de propriété : Cette clause est importante dans la mesure où elle protège le vendeur du risque d’impayés de l’acheteur. De la sorte, la propriété des marchandises est conservée par le vendeur jusqu’au paiement entier du prix des marchandises.

La clause n°9 : Livraison : Il existe plusieurs modalités de livraison. Les plus connus sont les suivantes : la remise directe des marchandises à l’acheteur, l’envoi d’un avis de mise à disposition en magasin à l’attention de l’acheteur ou l’envoi des marchandises au lieu indiqué par l’acheteur sur le bon de commande.

S’agissant du délai de livraison, une durée fixe est prévue. Mais, c’est à titre indicatif. Donc aucune précision n’est prévue si ce n’est un respect d’un délai raisonnable. Dès lors, tout retard raisonnable dans cette livraison ne saurait donner lieu à l’allocation de dommages-intérêts au profit de l’acheteur ou justifier l’annulation de la commande.

Quant aux risques, sauf clause contraire, ils sont en totalité supportés par l’acheteur. Il est donc nécessaire pour ce dernier de formuler toutes les réserves nécessaires sur le bon de commande à la réception des marchandises – puis de renouveler à bref délai par écrit ces réserves à l’égard du vendeur.

La clause n°10 : Force majeure : Il est question de rappeler les critères de la force majeure conformément à la définition qu’en donne les dispositions du Code civil. Par la suite, d’évoquer l’irresponsabilité du vendeur dès lors que son inexécution partielle ou totale est causée par la force majeure.

La clause n°11 : Tribunal compétent : D’une part, il est fait détermination de la loi applicable en cas de litige – Et d’autre part, il est fait désignation de la juridiction compétente.