Comment éviter les impayés ? Le guide complet pour sécuriser vos factures et votre trésorerie

Les impayés constituent l'une des principales causes de difficultés financières des entreprises françaises. Une facture non réglée peut rapidement fragiliser la trésorerie d'une PME, retarder ses investissements, compromettre le paiement de ses fournisseurs ou même menacer sa pérennité.

Si aucun professionnel n'est totalement à l'abri d'un défaut de paiement, il existe de nombreux moyens de réduire considérablement le risque d'impayés.

Alors, comment éviter les impayés ? Quelles précautions prendre avant de contracter ? Quelles clauses insérer dans ses contrats ? Comment réagir dès les premiers retards de paiement ?

Le cabinet Novlaw Avocats vous présente les bonnes pratiques à mettre en place pour sécuriser vos créances commerciales.

Pourquoi les impayés représentent-ils un danger pour les PME ?

Contrairement aux grandes entreprises disposant d'importantes réserves de trésorerie, les petites et moyennes entreprises sont souvent plus vulnérables aux retards de paiement.

Un impayé peut notamment entraîner :

• des tensions de trésorerie ;
• des difficultés à payer les salaires ;
• des retards dans le règlement des fournisseurs ;
• un recours accru aux financements bancaires ;
• une perte de rentabilité ;
• des frais de recouvrement supplémentaires ;
• dans les cas les plus graves, une cessation des paiements.

Prévenir les impayés doit donc constituer une véritable stratégie de gestion du risque.

Vérifier la solvabilité du client avant de contracter

La première étape consiste à s'assurer de la fiabilité financière du client avant même de commencer la prestation ou de livrer la marchandise.

Vérifier les informations légales

Avant de signer un contrat, il est conseillé de vérifier :

• l'existence de la société ;
• son numéro SIREN ;
• son immatriculation ;
• l'identité de ses dirigeants ;
• l'ancienneté de l'entreprise ;
• l'existence éventuelle d'une procédure collective.

Une entreprise récemment créée ou présentant des difficultés financières mérite une vigilance renforcée.

Consulter les comptes de la société

Lorsqu'ils sont disponibles, les comptes annuels permettent d'évaluer :

• le chiffre d'affaires ;
• la rentabilité ;
• le niveau d'endettement ;
• la trésorerie ;
• les capitaux propres.

Une société affichant des pertes récurrentes ou des capitaux propres fortement dégradés présente un risque plus important.

Surveiller les procédures collectives

Avant toute signature importante, il convient de vérifier si le client fait l'objet :

• d'une procédure de sauvegarde ;
• d'un redressement judiciaire ;
• d'une liquidation judiciaire.

Cette vérification peut être effectuée notamment au moyen des annonces publiées au BODACC ou sur les registres légaux accessibles au public.

La conclusion d'un contrat avec une entreprise en procédure collective nécessite une vigilance particulière. En effet, lorsqu'une procédure collective est ouverte, le risque d'impayé augmente considérablement et les règles de recouvrement deviennent plus contraignantes.

Ainsi, si votre client est placé en sauvegarde ou en redressement judiciaire, les créances nées avant le jugement d'ouverture ne peuvent plus être recouvrées par les voies habituelles et doivent faire l'objet d'une déclaration de créance auprès du mandataire judiciaire dans les délais légaux.

En présence d'une procédure collective, il est souvent recommandé :

• d'exiger un paiement comptant ou un acompte renforcé ;
• de limiter les encours accordés au client ;
• de prévoir une clause de réserve de propriété lorsque cela est possible ;
• de solliciter des garanties complémentaires ;
• de suivre attentivement l'évolution de la procédure.

Enfin, il convient de rappeler qu'une entreprise en redressement judiciaire peut continuer son activité et conclure de nouveaux contrats. Toutefois, avant de s'engager, il est prudent d'évaluer sa capacité réelle à exécuter ses obligations et à régler les prestations qui lui seront facturées.

Formaliser systématiquement la relation contractuelle

L'absence de contrat écrit constitue l'une des erreurs les plus fréquentes.

Un contrat clair permet non seulement de prévenir les contestations mais également de faciliter le recouvrement en cas d'impayé.

Le contrat doit notamment préciser :

• la nature des prestations ;
• les modalités d'exécution ;
• le prix ;
• les délais de paiement ;
• les pénalités applicables ;
• les garanties éventuelles ;
• les modalités de résiliation.

Plus les engagements sont précis, plus le risque de contestation diminue.

Faire signer un devis ou un bon de commande

Même lorsqu'un contrat complet n'est pas nécessaire, il est fortement recommandé de faire signer :

• un devis ;
• un bon de commande ;
• une proposition commerciale acceptée.

Ces documents permettent de démontrer :

• l'accord du client ;
• le prix convenu ;
• le périmètre de la prestation.

Ils constituent souvent des preuves essentielles en cas de contentieux.

Exiger un acompte avant de commencer la prestation

L'une des meilleures protections contre les impayés consiste à demander un acompte.

Selon l'activité concernée, il est fréquent de prévoir :

• 30 % à la commande ;
• 40 % ou 50 % pour les prestations importantes ;
• plusieurs versements intermédiaires.

Un client refusant tout acompte doit généralement susciter une vigilance particulière.

L'acompte présente un double avantage :

• il améliore la trésorerie ;
• il permet d'identifier rapidement les clients peu fiables.

Sécuriser le paiement grâce à un séquestre d'avocat

Dans certaines opérations présentant un enjeu financier significatif, les parties peuvent avoir des intérêts divergents.

Le prestataire souhaite être certain d'être payé avant de mobiliser des ressources importantes pour exécuter sa mission. À l'inverse, le client peut hésiter à verser un acompte conséquent sans disposer de garanties suffisantes quant à la bonne réalisation de la prestation.

Afin de concilier ces intérêts, les parties peuvent convenir de recourir à un séquestre auprès d'un avocat.

Concrètement, le client verse les fonds sur le compte CARPA de l'avocat séquestre. Les sommes sont conservées par ce dernier jusqu'à la réalisation des conditions prévues dans la convention de séquestre. Une fois ces conditions remplies, les fonds sont libérés au profit du prestataire.

Ce mécanisme présente plusieurs avantages :

• il garantit au prestataire que les fonds sont disponibles ;
• il rassure le client sur l'utilisation des sommes versées ;
• il limite le risque d'impayé ;
• il réduit les risques de contentieux liés aux acomptes.

L'avocat séquestre intervient en qualité de tiers indépendant. Il ne défend ni les intérêts du client ni ceux du prestataire dans le cadre de sa mission de séquestre. Sa mission consiste uniquement à conserver les fonds et à les débloquer conformément aux stipulations convenues par les parties.

En cas de contestation sur l'exécution de la prestation ou sur les conditions de libération des fonds, l'avocat conserve les sommes séquestrées jusqu'à la conclusion d'un accord entre les parties ou jusqu'à ce qu'une décision de justice définitive détermine le bénéficiaire des fonds.

Le recours à un séquestre d'avocat est particulièrement pertinent pour les contrats de conseil, les prestations informatiques, les missions d'architecture, les opérations immobilières ou encore les cessions d'entreprises et de fonds de commerce, lorsque les parties souhaitent sécuriser leurs engagements respectifs.

Mettre en place des conditions générales de vente solides

Les conditions générales de vente (CGV) constituent un outil juridique essentiel.

Elles doivent notamment prévoir :

Les délais de paiement

Le délai convenu doit être clairement indiqué.

À défaut, les dispositions du Code de commerce s'appliquent.

Les pénalités de retard

L'article L.441-10 du Code de commerce impose la mention des pénalités de retard applicables en cas de non-paiement.

Ces pénalités sont dues automatiquement dès le lendemain de l'échéance.

L'indemnité forfaitaire de recouvrement

Une indemnité forfaitaire de 40 euros est due pour chaque facture impayée entre professionnels.

Cette indemnité doit figurer dans les CGV et sur les factures.

La clause de déchéance du terme

Cette clause permet de rendre immédiatement exigibles toutes les sommes dues en cas de défaut de paiement.

La clause attributive de compétence

Elle permet de désigner à l'avance le tribunal compétent en cas de litige entre professionnels.

Prévoir une clause de réserve de propriété

La clause de réserve de propriété permet au vendeur de conserver la propriété des marchandises jusqu'au paiement intégral du prix.

Cette clause peut s'avérer particulièrement efficace en cas :

• de redressement judiciaire ;
• de liquidation judiciaire ;
• d'insolvabilité du client.

Pour être opposable, elle doit être acceptée avant la livraison.

Obtenir des garanties complémentaires

Pour les contrats importants, il peut être opportun de solliciter :

Une caution personnelle du dirigeant

Le dirigeant s'engage personnellement à payer si la société débitrice ne règle pas sa dette.

Une garantie bancaire

La banque garantit le paiement dans certaines conditions.

Un nantissement

Certains actifs peuvent être donnés en garantie de la créance.

Ces mécanismes sont particulièrement utiles lorsque les montants en jeu sont élevés.

Facturer rapidement et correctement

Une facture tardive est souvent une facture payée tardivement.

Les entreprises doivent :

• émettre leurs factures sans délai ;
• vérifier les coordonnées du client ;
• s'assurer de la conformité des mentions obligatoires ;
• contrôler les conditions de paiement.

Une erreur de facturation peut ralentir considérablement le règlement.

Assurer un suivi rigoureux des échéances

De nombreuses entreprises découvrent les retards de paiement plusieurs semaines après l'échéance.

Il est conseillé de mettre en place :

• un logiciel de facturation ;
• des alertes automatiques ;
• un suivi hebdomadaire des encaissements ;
• un tableau de bord des créances clients.

Plus la réaction est rapide, plus les chances de recouvrement sont importantes.

Relancer immédiatement en cas de retard

Il ne faut jamais attendre plusieurs mois avant d'agir.

Une procédure de relance efficace peut être organisée selon le schéma suivant :

Première relance amiable

Quelques jours après l'échéance.

Deuxième relance écrite

Par courrier électronique ou courrier recommandé.

Mise en demeure

La mise en demeure constitue une étape essentielle avant toute procédure judiciaire.

Elle permet de formaliser officiellement la demande de paiement et d'interrompre, dans certains cas, la prescription.

Réagir rapidement aux signaux d'alerte

Certains indices doivent attirer l'attention :

• demandes répétées de délais ;
• changement fréquent d'interlocuteur ;
• contestations soudaines ;
• retards récurrents ;
• absence de réponse aux relances ;
• informations financières préoccupantes.

Plus ces signaux sont détectés tôt, plus il est possible d'agir efficacement.

Ne pas attendre pour engager une procédure de recouvrement

Lorsqu'un client refuse de payer malgré les relances, il est souvent préférable d'agir rapidement pour récupérer les factures impayées.

Selon les circonstances, plusieurs procédures peuvent être envisagées :

• injonction de payer ;
• référé provision ;
• assignation au fond ;
• mesures conservatoires ;
• saisies.

Le temps joue généralement contre le créancier.

Plus la procédure est engagée rapidement, plus les chances de récupération sont élevées.

L'accompagnement de Novlaw Avocats : service de séquestre et conseils pour éviter les impayés

Service de séquestre du prix

Le cabinet Novlaw Avocats accompagne régulièrement les entreprises, commerçants, restaurateurs, hôteliers, franchisés, réseaux de distribution et prestataires de services dans la sécurisation de leurs opérations commerciales.

À ce titre, nous intervenons fréquemment en qualité d'avocat séquestre afin de sécuriser les paiements dans le cadre de prestations de services, de contrats commerciaux, de cessions de fonds de commerce, de cessions de sociétés ou encore d'opérations immobilières.

Grâce au compte CARPA, les fonds sont conservés sur un compte spécialement affecté, offrant aux parties un haut niveau de sécurité juridique et financière. Nous rédigeons également les conventions de séquestre afin de définir avec précision les conditions de libération des fonds et d'anticiper les éventuelles difficultés d'exécution.

Ce mécanisme permet souvent de débloquer des négociations qui auraient échoué en raison d'un manque de confiance entre les parties. Le prestataire bénéficie de la garantie de la disponibilité des fonds tandis que le client dispose d'une protection contre un déblocage prématuré du prix.

Le cabinet intervient partout en France grâce à la signature électronique et à une gestion entièrement dématérialisée des dossiers. Nous pouvons mettre en place un séquestre rapidement, qu'il s'agisse d'une prestation ponctuelle, d'un contrat commercial complexe ou d'une opération portant sur plusieurs centaines de milliers d'euros.

Notre expérience en droit commercial, en contentieux des affaires et en sécurisation des transactions nous permet d'accompagner efficacement les entreprises souhaitant prévenir les impayés et sécuriser leurs relations contractuelles.

Un accompagnement global pour recouvrer les impayés  

Le cabinet Novlaw Avocats jouit d’une solide réputation en matière de droit des affaires et contentieux commercial.

Nous assistons nos clients partout en France pour :

• auditer vos contrats et conditions générales de vente ;
• sécuriser vos procédures de facturation ;
• rédiger des clauses de garantie et de réserve de propriété ;
• mettre en place des stratégies de prévention du risque client ;
• rédiger des mises en demeure ;
• engager des injonctions de payer ;
• obtenir des mesures conservatoires ;
• assurer le recouvrement judiciaire de vos créances ;
• défendre vos intérêts devant les tribunaux de commerce.

N’hésitez pas à contacter nos avocats pour convenir d’un rendez-vous et obtenir un devis personnalisé.

FAQ – Comment éviter les impayés ?

Comment éviter les impayés de clients professionnels ?

La meilleure stratégie consiste à agir avant la signature du contrat. Il est recommandé de vérifier la solvabilité du client, de faire signer un devis ou un contrat écrit, de prévoir des conditions générales de vente adaptées, de demander un acompte et d'organiser un suivi rigoureux des échéances de paiement.

Peut-on demander un acompte à un client professionnel ?

Oui. Il est tout à fait possible de demander un acompte avant le début d'une prestation ou avant la livraison de marchandises. Cette pratique permet de réduire le risque d'impayé tout en améliorant la trésorerie de l'entreprise.

Comment vérifier la solvabilité d'un client avant de contracter ?

Il est conseillé de consulter les informations légales de l'entreprise, ses comptes annuels lorsqu'ils sont disponibles, son ancienneté, ainsi que l'existence éventuelle d'une procédure collective (sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire).

Que faire si un client est en redressement judiciaire ?

Une entreprise en redressement judiciaire peut continuer à exercer son activité et conclure de nouveaux contrats. Toutefois, il est prudent d'exiger des garanties supplémentaires, de limiter les délais de paiement et de surveiller attentivement l'évolution de la procédure collective.

La clause de réserve de propriété permet-elle d'éviter les impayés ?

La clause de réserve de propriété constitue une protection efficace pour les vendeurs de marchandises. Elle permet de conserver la propriété des biens vendus jusqu'au paiement intégral du prix et peut faciliter leur récupération en cas de défaillance du client.

Quels délais de paiement peuvent être prévus entre professionnels ?

Sauf exceptions prévues par la loi, le délai de paiement ne peut généralement pas dépasser 60 jours à compter de l'émission de la facture ou 45 jours fin de mois conformément aux dispositions du Code de commerce.

Les pénalités de retard sont-elles obligatoires ?

Oui. Les conditions générales de vente doivent prévoir les pénalités applicables en cas de retard de paiement ainsi que l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 euros due entre professionnels.

Quand faut-il envoyer une mise en demeure ?

La mise en demeure peut être adressée dès qu'une facture est arrivée à échéance et demeure impayée malgré les relances amiables. Elle constitue souvent une étape préalable avant l'engagement d'une procédure judiciaire.

Peut-on sécuriser un paiement grâce à un séquestre d'avocat ?

Oui. Les parties peuvent convenir de déposer les fonds sur le compte CARPA d'un avocat séquestre. Le prix est alors conservé par un tiers indépendant jusqu'à la réalisation des conditions prévues au contrat, ce qui sécurise à la fois le client et le prestataire.

Que faire lorsqu'un client ne répond plus aux relances ?

Il est conseillé d'agir rapidement. Après une ou plusieurs relances, une mise en demeure peut être adressée. Si le client persiste à ne pas payer, plusieurs procédures peuvent être envisagées, notamment l'injonction de payer, le référé provision ou l'assignation devant le tribunal compétent.

Faut-il faire appel à un avocat dès le premier impayé ?

L'intervention d'un avocat peut être utile dès les premières difficultés, notamment lorsque le montant de la créance est important, que le débiteur conteste la facture ou que des mesures conservatoires doivent être mises en place rapidement.

Un avocat peut-il récupérer les frais de recouvrement auprès du débiteur ?

Dans certaines situations, le créancier peut obtenir le remboursement d'une partie des frais engagés pour recouvrer sa créance, notamment par l'application de l'article 700 du Code de procédure civile ou de clauses contractuelles spécifiques.

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