Caisse enregistreuse et logiciels de caisse pour la TVA

Par Maître Baptiste Robelin, avocat spécialisé en restauration et droit de l’hôtellerie (CHR).

Contrairement aux idées reçues, l’utilisation d’une caisse enregistreuse dans un café, hôtel, restaurant n’est pas obligatoire (du moins, ce n’est pas prévu dans la dernière loi de finances 2020 ; mais peut-être un jour !)

D’ailleurs, l’établissement d’une facture n’est pas obligatoire non plus s’agissant des commerçants à l’égard des particuliers. En réalité, à ce stade, la loi n’oblige le commerçant à fournir une note que pour les additions supérieures à un montant de 25€ TTC. Pour les montants inférieurs à 25€, l’addition écrite sur une note n’est obligatoire que si le client le demande.

Attention : cette règlementation est spécifique au commerce B to C (business to consumer – avec les consommateurs). Pour du commerce B to B (business to business – entre professionnels) l’établissement d’une facture est impératif, quel que soit le montant.

Ce sera le charme d’une autre époque, tout simplement : vous pouvez utiliser un petit carnet à souche pour écrire le détail de vos notes et opérations sur deux feuillets en même temps (on arrache le feuillet client et on le lui remet, on conserve l’original des autres feuillets). Nous avons tous vu dans notre enfance ce type de bloc-notes spécifique aux commerçants (et il arrive encore de trouver des petits commerçants ayant recours à ce système).

Évidemment, dans les secteurs avec forte affluence (zone de chalandise importante du local commercial, emplacements n°1 etc.) l’utilisation du carnet à souche n’est pas très recommandée, car elle ralentit fortement le rythme du travail et de la facturation.

C’est là où la situation peut paraître paradoxale. Si vous utilisez un système de caisse enregistreuse avec logiciel, il faut en revanche respecter une règlementation précise.

En l’occurrence, la loi de finances du 1er janvier 2018 prévoit de nouvelles obligations en son article 88.

Aujourd’hui, l’article 286-I-3° bis du Code général des Impôts (CGI) impose aux personnes assujetties à la TVA, l’utilisation d’un logiciel ou d’un système de caisse, qui répond à des exigences fortes en termes : « d’inaliénabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données ».

Ceci a naturellement pour objectif de faciliter les contrôles de l’administration fiscale.

Cette obligation concerne les personnes assujetties à la TVA, personnes physiques ou morales, quel que soit le secteur d’activité, dès lors qu’elles réalisent des livraisons de biens et des prestations de services ne donnant pas lieu à facturation et à destination de clients particuliers, et dès lors qu’ils utilisent un logiciel ou un système de caisse.

En revanche, ne sont pas visées par cette obligation :

Ces logiciels règlementaires ont pour but d’exclure les caisses dites « permissives » qui permettent de supprimer certaines opérations (et qui facilitent nécessairement les fraudes).

C’est donc un paradoxe : la caisse enregistreuse n’est pas obligatoire, mais si vous en avez une, elle doit être conforme à une règlementation précise pour éviter la falsification !

En réalité, on s’y attend : dans les prochaines années, l’utilisation de la caisse enregistreuse devrait devenir obligatoire. Nous pensons qu’il s’agit surtout d’une forme de période de transition. Dans les faits, elle est de plus en plus utilisée.