Dans la vie d’un marché public, l’apparition d’un différend entre le titulaire et l’acheteur est une situation fréquente.

La résolution de ces litiges est encadrée par des règles procédurales rigoureuses, prévues par les documents du marché ou les stipulations des Cahiers des Clauses Administratives Générales (CCAG).

Une décision du Conseil d’État, rendue le 3 mars 2026 (CE, 3 mars 2026, Société Kosmos, n° 500923), vient rappeler qu’en matière de réclamation préalable, la forme et le fond sont souvent indissociables.

De fait, ne pas détailler précisément les chefs de la réclamation ou les bases de calcul des sommes réclamées expose le titulaire du marché à une sanction pour le moins radicale : l’irrecevabilité de sa demande.

Cette décision illustre parfaitement les pièges de la phase précontentieuse de règlement des différends en matière de marché public.

Le 7 juin 2017, cette société a conclu un accord-cadre à bons de commande avec un vaste groupement de commandes réunissant la région Hauts-de-France, les départements du Nord et du Pas-de-Calais, le rectorat de l’académie de Lille et la DRAAF, qui avait pour objet stratégique l’acquisition et la mise en œuvre d’un environnement numérique de travail (ENT) pour divers établissements scolaires, de sorte qu’il était soumis au CCAG TIC.

À l’issue du contrat, le département a refusé de régler l’une des factures émises par la société Kosmos, d’un montant dépassant les 162 000 euros.

Pour exiger son paiement, le titulaire a adressé une lettre de mise en demeure au département le 12 novembre 2019.

Face au refus de l’administration, la société titulaire s’est tournée vers la juridiction administrative. Cependant, le Tribunal administratif de Lille, suivi par la Cour administrative d’appel de Douai, ont tous deux rejeté sa requête, au motif que la lettre du 12 novembre 2019 ne constituait pas une véritable « réclamation » au sens de l’article 47.2 du CCAG TIC de 2009, faute de présenter les bases de calcul des sommes dont le paiement était demandé.

Devant le Conseil d’État, la société titulaire a tenté de contester ce rejet en admettant qu’une « lettre de réclamation » au sens du CCAG TIC se doit d’exposer les motifs du désaccord et le montant des sommes réclamées, mais affirmant qu’il n’était pas nécessaire d’exiger en plus qu’une telle lettre mentionne les bases de calcul des sommes réclamées, de telles informations étant réservées au « mémoire en réclamation ».

Un tel argument reposait, semble-t-il sur le fait que le CCAG TIC 2009 applicable au litige faisaient état d’une « lettre de réclamation », et non pas d’un « mémoire en réclamation » (ce qui est désormais le cas du CCAG TIC 2021).

Mais, comme l’a rappelé le rapporteur public Nicolas Labrune dans ses conclusions, la distinction terminologique entre « lettre de réclamation » (utilisée dans les anciens CCAG TIC, MI et PI) et « mémoire de réclamation » n’a aucune portée pratique, soulignant notamment que les mots « lettre » et « mémoire » sont utilisés de manière totalement indifférente par la doctrine et la jurisprudence pour désigner le document par lequel le titulaire expose ses griefs.

L’exigence de fond reste en tout état de cause identique.

Suivant ces conclusions, le Conseil d’État considère que la lettre en cause ne peut pas être regardée comme un mémoire en réclamation, faute d’indiquer les bases de calcul de la réclamation.

La position du Conseil d’État est ici constante (pour ne pas dire inflexible).

Dès lors, pour qu’un document adressé à l’acheteur public soit juridiquement qualifié de « réclamation » au sens des stipulations des CCAG, il doit impérativement :

• Comporter l’énoncé clair d’un différend.

• Indiquer les montants précis des sommes dont le paiement est exigé.

• Exposer de façon précise et détaillée les motifs de ces demandes, au nombre desquels figurent obligatoirement les bases de calcul des sommes réclamées.

Ce formalisme strict s’explique par le fait que la réclamation a pour but de tenter de régler à l’amiable le différend, avant une éventuelle saisine du juge.

Elle doit donc contenir l’ensemble des éléments nécessaires à son traitement global et immédiat, dans toutes ses dimensions, par l’acheteur.

Et ce peu importe que les éléments avancés aient d’ores et déjà été communiqués ou portés à la connaissance de l’acheteur.

C’est d’ailleurs ce que soutenait la société dans cette affaire, mettant en avant le fait que les bases de calcul de sa réclamation figuraient sur la facture litigieuse.

Le titulaire ne doit donc pas « s’économiser » lorsqu’il établit son mémoire en réclamation et mentionner précisément l’ensemble des postes de sa réclamation, bases de calcul et justificatifs à l’appui.

Cette décision du 3 mars 2026 sonne comme un rappel à l’ordre pour tous les opérateurs économiques contractant avec l’administration.

La phase de règlement amiable ne doit jamais être traitée à la légère. Un simple oubli de pièce jointe ou un manque de détail mathématique dans l’exposé des sommes peut anéantir définitivement toute chance de recouvrement devant le juge administratif.

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