Le compte prorata dans les marchés publics en 10 questions essentielles

Sur un chantier de travaux publics ou une opération de construction, la coexistence de plusieurs entreprises titulaires de différents lots est la règle plutôt que l’exception.

Dès lors, une question aussi pratique que sensible se pose : qui doit payer les frais communs indispensables au bon déroulement des travaux (installations de chantier, gardiennage, nettoyage des parties communes, consommation d’eau ou d’électricité), et selon quelles modalités ?

C’est précisément pour répondre à cette problématique qu’a été développé le mécanisme du compte prorata.

Cet outil de gestion financière inter-entreprise permet de mutualiser les dépenses communes afin d'en répartir le coût au prorata de l'intervention de chacun.

Pourtant, bien qu'il soit un dispositif essentiel dans la vie du chantier, le compte prorata dans les marchés publics ne bénéficie d'aucun encadrement juridique prévu par le Code de la commande publique ou par le CCAG-Travaux.

Face à ce vide juridique, et derrière son apparente simplicité, la gestion de ces frais partagés peut soulever de véritables enjeux financiers, opérationnels et contentieux, tant pour les acheteurs publics que pour les entreprises titulaires. Comment le mettre en place ? Qui le gère ? Comment réagir en cas d'impayé ?

‍À travers ces 10 questions essentielles, découvrez les clés pour comprendre, organiser et sécuriser juridiquement le compte prorata sur vos chantiers.

Qu’est-ce que le compte prorata ?

Le compte prorata est un outil de gestion financière inter-entreprises consistant à mutualiser les dépenses communes (base de chantier, fluides, gardiennage) que les différents intervenants à une même opération vont supporter en commun, afin d’en répartir le coût entre eux, au prorata de leur intervention.

Le compte prorata n’est pas une obligation légale mais une pratique qui résulte d’une volonté contractuelle.

La volonté (et l’organisation) des parties est au cœur de ce mécanisme puisque la validité, l’opposabilité et la gestion d’un tel compte relèvent essentiellement de la volonté des parties et des stipulations contractuelles.

Pour autant, ce dispositif, essentiel dans la vie du chantier, ne bénéfice d’aucun encadrement juridique prévu par le Code de la commande publique, ou dans le CCAG-Travaux.

Or, derrière son apparente simplicité, le compte prorata peut soulever de véritables enjeux juridiques, financiers et opérationnels, tant pour les acheteurs publics que pour les entreprises titulaires.

À quoi sert le compte prorata ?

Le compte prorata a finalité de mutualiser les coûts de fonctionnement d’un chantier afin de garantir que chaque entreprise impliquée sur l’opération contribue de manière équitable (au prorata) aux dépenses communes nécessaires au bon déroulement des travaux.

La mise en place d’un compte prorata poursuit ainsi plusieurs objectifs, qui présentent des avantages opérationnels et financiers majeurs :

• Équité financière entre les titulaires : le compte prorata permet de répartir de manière équilibrée les coûts liés aux dépenses communes du chantier entre les différentes entreprises, évitant ainsi que ces charges ne soient supportées de façon disproportionnée par un seul titulaire, notamment celui du lot principal.

• Responsabilisation collective des acteurs du chantier : en impliquant l’ensemble des entreprises dans la prise en compte des charges communes. Cela favorise une gestion collective des installations et des équipements partagés (installations de chantier, gardiennage, nettoyage, etc.).

• Efficacité opérationnelle : en centralisant la gestion des coûts communs, le compte prorata simplifie le suivi des dépenses et réduit le risque considérablement le risque de litiges entre entreprises en ce qui concerne les frais partagés.

• Transparence : le gestionnaire du compte prorata assure un suivi continu des dépenses et recettes, ce qui permet à chaque entreprise d’avoir une visibilité régulière et transparente sur l’évolution des charges et d’anticiper les ajustements nécessaires.

Ces objectifs, s’ils présentent des bénéfices évidents, ne sauraient être atteints sans une organisation précise du dispositif.

Le compte prorata est-il encadré juridiquement ?

Le compte prorata constitue un instrument de gestion incontournable sur les opérations de construction et les chantiers.

Bien qu’essentiel, il souffre d’une absence de consécration juridique et donc d’encadrement.

Aucun texte législatif ni réglementaire n'encadre expressément le mécanisme du compte prorata dans la commande publique.

Les dispositions du Code de la commande publique ne comportent aucune règle particulière sur ce dispositif.

Ce vide juridique n’est pas non plus comblé par les CCAG travaux lesquels définissent les règles générales applicables à ces marchés publics. En effet, aucune disposition du CCAG Travaux 2009, ni du CCAG Travaux 2021 n'encadre le fonctionnement du compte prorata.

Dans la pratique, c’est souvent la norme AFNOR NF P03-001 applicable aux marchés privés de travaux qui sert de référence puisqu’elle mentionne expressément le compte prorata (article 14).

Face à l’absence de cadre législatif, à la multiplication des zones d’incertitudes et aux conséquences susceptibles d’en résulter, la sécurisation du compte prorata s’avère indispensable, principalement par le biais d’une contractualisation rigoureuse (cf. ci-dessous).

Quelles sont les dépenses intégrées dans le compte prorata ?

En pratique, sont généralement portées sur le compte prorata les dépenses suivantes non exhaustivement énumérées :

• Consommation d’eau, d’électricité, téléphone ;
• Installations sanitaires communes ;
• Maintenant et nettoyage des installations communes ;
• Voies d’accès au chantier ;
• Gardiennage du chantier ;
• Location de matériel commun, etc.

Quelles sont les étapes de constitution et de fonctionnement du compte prorata ?

Concrètement, dans la mesure où le compte prorata repose sur un mécanisme de mutualisation et de répartition des dépenses communes, organisé en amont et exécuté tout au long de la durée du chantier, sa mise en œuvre peut se décliner en plusieurs étapes :

• Évaluation prévisionnelle des dépenses communes lors de la préparation du chantier. Cette évaluation pouvant être réalisée par le maître d’ouvrage ou par le maître d’œuvre, permet de prévoir les charges susceptibles d’être engagées pendant le déroulement collectif du chantier.

• Détermination d’un pourcentage unique de participation, appliqué au montant du marché de chaque entreprise, ou d’un critère équivalent (durée d’intervention, volume de travaux, etc.)

• Appels de fonds périodiques auprès des entreprises, sur la base de ce pourcentage. Pendant l’exécution des travaux, le gestionnaire du compte prorata procède à des demandes de paiement dites « appels de fonds », permettant de collecter régulièrement les contributions des entreprises au compte prorata, en appliquant le pourcentage de participation selon les règles fixées dans le CCAP.

• Suivi des dépenses réelles effectivement engagées par le gestionnaire du compte prorata qui conserve les justificatifs et veille à leur conformité avec les règles définies dans le cahier des clauses administratives particulières (CCAP).

• Régularisation en fin de chantier lors de la clôture du chantier. Ainsi, les sommes « appelées » sont comparées aux dépenses effectivement supportées. Les entreprises ayant versé plus que nécessaire sont remboursées, et celles ayant sous-contribué doivent s’acquitter des sommes restantes.

Le fonctionnement du compte prorata repose donc sur un système de collecte des charges communes, organisé selon des règles contractuelles précises. Toutefois, ce mécanisme ne saurait produire ses effets sans un pilotage rigoureux, tant sur le plan financier que sur le plan opérationnel.

Comment le mécanisme de compte prorata se traduit-il contractuellement ?

Généralement, dans le cadre d’une opération de travaux réalisée sous la forme d’un marché public alloti, le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) peut expressément prévoir le recours à un compte prorata afin d’organiser la prise en charge de certaines dépenses communes au chantier.

Ces stipulations ont vocation à s’appliquer à l’ensemble des titulaires des différents lots.Chaque titulaire accepte donc le principe de sa participation au compte prorata ainsi que les modalités de répartition des charges qui y sont associées.

Qui gère le compte prorata ?

La gestion du compte prorata est confiée à l’entreprise désignée par les pièces du marché, en général le titulaire du lot principal, notamment le gros œuvre.

Cette entreprise assure alors le pilotage du dispositif et elle est généralement rémunérée au titre d’une prestation de gestion, sur la base d’un pourcentage des dépenses gérées.

Le gestionnaire du compte prorata met généralement en place les équipements nécessaires au fonctionnement collectif du chantier (bases vie, installation de chantier, raccordement, etc.), puis refacture leur coût aux autres titulaires au prorata de l’utilisation ou selon le pourcentage de répartition prévue.

La gestion du compte prorata peut également être confiée à un tiers, en particulier à une société spécialisée dans la gestion du compte prorata.

Quelles sont les missions du gestionnaire du compte prorata ?

Quel qu’il soit, le gestionnaire du compte prorata a trois missions principales clés (indépendamment de la mise en œuvre des installations et services communs) :

• La collecte des contributions: chaque entreprise intervenante sur le chantier verse une contribution financière déterminée selon les modalités fixées en amont, à savoir : le pourcentage, la périodicité, le mode de calcul, etc. Cette collecte s’effectue par le biais d’« appels de fonds ».

• Règlement des dépenses communes: les contributions servent à couvrir les coûts partagés du chantier, tels que la sécurité, l'électricité, ou encore le nettoyage des zones communes.

• Tenue rigoureuse des comptes: le gestionnaire du compte prorata assure le suivi des dépenses, conserve les justificatifs et veille à la bonne imputation des charges. Ainsi, il garantit une transparence financière entre les entreprises, en communiquant régulièrement des états de compte.

Comment sécuriser juridiquement le compte prorata ?

En effet, face à l’absence de cadre législatif, la sécurisation du compte prorata repose principalement sur une contractualisation rigoureuse. Ainsi, plusieurs leviers peuvent être mobilisés afin de limiter les risques et sécuriser l’utilisation du compte prorata au sein des marchés publics :

• Encadrer le compte prorata dès les documents contractuels : il est impératif de définir les règles du compte prorata dès le stade de l’élaboration des documents particuliers du marché (CCAP, CCTP) afin d’anticiper les motifs de désaccord pendant l’exécution du marché

• Formaliser le mécanisme par une convention de compte prorata : au-delà des seules pièces du marché, il est essentiel de formaliser le dispositif par une convention de compte prorata. Bien que celle-ci ne soit soumise à aucun formalisme particulier, elle permet toutefois d’acter les engagements des parties qui l’auront contresigné.

• Confier la gestion à un tiers neutre : la désignation d’un gestionnaire externe, neutre et indépendant, contribue à réduire les risques de conflits d’intérêts et à apaiser les tensions. Le tiers apparaît donc comme un arbitre, extérieur au compte prorata (cela peut être le maître d’œuvre, un assistant à maitrise d’ouvrage ou un prestataire spécialisé).

• Intégrer les sous-traitants au compte prorata : lorsque les sous-traitants sont autorisés, il est essentiel de prévoir leur intégration au compte prorata. Cette intégration contribue notamment à assurer l’équité financière puisque tous les acteurs bénéficient des installations communes et participent aux charges. Cela permet donc de traiter tous les acteurs de manière équivalente, réduisant ainsi le risque de contestation.

• Mettre en place un comité de contrôle : afin d’assurer l’équité et la transparence de la gestion du compte prorata, un comité de contrôle peut être instauré. Généralement composé de représentants des entreprises contributrices, ce comité supervise la gestion des fonds, approuve ou non certaines dépenses, et arbitre les éventuels litiges.

En définitive, si le compte prorata est dépourvu d’un cadre législatif qui lui est propre, il n’en reste pas moins que de nombreux outils permettent de sécuriser le dispositif, d’en renforcer la stabilité juridique et de prévenir les conflits liés à sa gestion.

Toutefois, même lorsque ces règles sont établies, un risque majeur subsiste : le non-paiement de la part prorata par certaines entreprises.

Que faire en cas de non-paiement de la part prorata par une entreprise ?

Pour rappel, il appartient au gestionnaire du compte prorata de faire des appels de fonds visant à collecter les contributions des entreprises au compte prorata.

Le risque réside ici dans le défaut de paiement d’une part par une entreprise au gestionnaire du compte prorata.

À cet égard, la jurisprudence considère que le gestionnaire du compte prorata dispose, à défaut de clause contraire, de l’ensemble des droits attachés à sa créance. Il est donc recevable à agir en justice, en cours de chantier, en paiement des sommes dues par un entrepreneur au titre du compte prorata, sans être tenu de mettre en œuvre une procédure conventionnelle facultative de délégation de paiement (Cass., 3ème., 23 septembre 2020, n°19-18.266).

Par ailleurs, force est de souligner que le gestionnaire n’a pas, sauf convention spéciale ou faute caractérisée, la qualité de mandataire des autres intervenants sur un chantier (Cass., 3^ème., 13 janvier 2010, n°08-70.097). En d’autres termes, le gestionnaire ne peut réclamer à une entreprise la part prorata d’une autre, sauf convention spéciale ou faute caractérisée.‍

Enfin, force est de souligner qu’il n’est pas admis, notamment par la jurisprudence, de solliciter le versement de la somme due par une entreprise au maître d’ouvrage. À cet égard, la jurisprudence est constante pour considérer que le compte prorata relève exclusivement des relations entre entreprises intervenantes sur le chantier, à l’exclusion du maître d’ouvrage (CA Rennes, 12 avril 2023, n°22/03807). Cette hypothèse est d’autant plus erronée même en présence d’une clause contractuelle expresse dans la convention de compte prorata, à laquelle le maître d’ouvrage n’est pas parti (TA Versailles, 25 octobre 2024, n°2102744).

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