Charges locatives en bail commercial : répartition, régularisation et contestation

Ce qu'il faut retenir : dans un bail commercial, les charges locatives sont les dépenses que le bailleur avance et se fait rembourser par le locataire. Depuis la loi Pinel, le bail doit comporter un inventaire précis et limitatif des charges, impôts, taxes et redevances, avec leur répartition entre les parties (article L.145-40-2 du Code de commerce). Certaines dépenses ne peuvent jamais être facturées au locataire, notamment les grosses réparations de l'article 606 du Code civil et les honoraires de gestion des loyers (article R.145-35). Chaque année, le bailleur adresse un état récapitulatif qui régularise les provisions versées, et doit justifier les montants réclamés.

La clause de répartition des charges est l'une des plus importantes du bail commercial : elle pèse sur la rentabilité de l'exploitation pendant toute la durée du bail, et sur la valeur du droit au bail en cas de cession. Elle est aussi une source fréquente de contentieux, lorsque le locataire découvre des charges qu'il estime indues ou que le bailleur tarde à régulariser. Ce guide présente les règles de répartition, ce qui peut et ne peut pas être facturé au locataire, la régularisation annuelle et les moyens de contestation.

Qu'est-ce qu'une charge locative en bail commercial ?

Les charges locatives, ou charges récupérables, sont des dépenses initialement payées par le bailleur et dont il obtient le remboursement auprès du locataire, en application du bail. Elles se rattachent soit au fonctionnement de l'immeuble (entretien des parties communes, ascenseur, gardiennage, chauffage collectif), soit aux impôts et taxes liés au local (taxe foncière, taxe d'enlèvement des ordures ménagères).

Elles se distinguent :

• du loyer, contrepartie de la jouissance des locaux, qui ne se régularise pas ;
• des dépenses que le locataire paie directement à ses fournisseurs (électricité, eau et abonnements du local), qui ne transitent pas par le bailleur ;
• des travaux, dont la répartition obéit à des règles propres (articles 605 et 606 du Code civil), même si l'inventaire des charges doit aussi les mentionner.

En pratique, le locataire verse des provisions sur charges avec son loyer, puis le bailleur établit chaque année le montant réel des dépenses et procède à la régularisation.

L'inventaire des charges : une mention obligatoire du bail

Selon l'article L.145-40-2 du Code de commerce, tout bail commercial comporte un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés au bail, avec l'indication de leur répartition entre le bailleur et le locataire. Cet inventaire donne lieu à un état récapitulatif annuel adressé par le bailleur au locataire.

Trois conséquences pratiques :

• ce qui n'est pas listé n'est pas dû : le caractère limitatif de l'inventaire interdit au bailleur de réclamer une catégorie de charge qu'il n'a pas prévue ;
• les formules vagues sont à proscrire : une clause mettant à la charge du locataire « toutes les charges de l'immeuble » ne répond pas à l'exigence de précision ;
• dans un ensemble immobilier comportant plusieurs locataires, le bail précise la répartition des charges ou du coût des travaux entre les différents locataires, en fonction de la surface exploitée ; les impôts, taxes et redevances imputés à chaque locataire correspondent strictement au local qu'il occupe et à la quote-part des parties communes nécessaires à son exploitation.

En cours de bail, le bailleur informe le locataire des charges, impôts, taxes et redevances nouveaux et, dans un ensemble immobilier, de tout élément susceptible de modifier la répartition des charges entre locataires.

Quelles charges ne peuvent pas être facturées au locataire ?

L'article R.145-35 du Code de commerce fixe la liste des dépenses qui ne peuvent pas être imputées au locataire, quelle que soit la rédaction du bail :

• les dépenses relatives aux grosses réparations mentionnées à l'article 606 du Code civil (gros murs, voûtes, poutres, couvertures entières, digues, murs de soutènement et de clôture), ainsi que les honoraires liés à leur réalisation ;
• les dépenses relatives aux travaux destinés à remédier à la vétusté ou à mettre en conformité le local ou l'immeuble avec la réglementation, dès lors qu'ils relèvent des grosses réparations ;
• les impôts, notamment la contribution économique territoriale, taxes et redevances dont le redevable légal est le bailleur ou le propriétaire du local ou de l'immeuble ;
• les honoraires du bailleur liés à la gestion des loyers du local ou de l'immeuble ;
• dans un ensemble immobilier, les charges, impôts, taxes, redevances et le coût des travaux relatifs à des locaux vacants ou imputables à d'autres locataires.

Le même texte apporte trois précisions :

• peuvent être imputés au locataire la taxe foncière et les taxes additionnelles à la taxe foncière, ainsi que les impôts, taxes et redevances liés à l'usage du local ou de l'immeuble ou à un service dont le locataire bénéficie directement ou indirectement, à condition que l'inventaire du bail le prévoie ;
• les travaux d'embellissement dont le montant excède le coût du remplacement à l'identique ne sont pas compris dans les grosses réparations et travaux de vétusté ou de mise en conformité interdits : ils peuvent donc être mis à la charge du locataire si le bail le prévoit ;
• dans un ensemble immobilier, la répartition entre locataires peut être conventionnellement pondérée, à condition que ces pondérations soient portées à la connaissance des locataires.

Tableau de répartition des charges entre bailleur et locataire

Sous réserve des stipulations du bail, la répartition se présente le plus souvent ainsi :

• Grosses réparations (article 606 du Code civil) : bailleur, obligatoirement.
• Travaux de vétusté ou de mise en conformité relevant des grosses réparations : bailleur, obligatoirement.
• Honoraires de gestion des loyers : bailleur, obligatoirement.
• Charges des locaux vacants dans un ensemble immobilier : bailleur, obligatoirement.
• Contribution économique territoriale et autres impôts dont le bailleur est redevable (hors taxe foncière) : bailleur, obligatoirement.
• Taxe foncière et taxes additionnelles : locataire si le bail le prévoit, sinon bailleur.
• Travaux d'embellissement excédant le coût d'un remplacement à l'identique : locataire si le bail le prévoit.
• Taxe d'enlèvement des ordures ménagères : locataire si le bail le prévoit.
• Entretien et réparations courantes des parties communes (nettoyage, espaces verts, ascenseur, éclairage) : locataire si le bail le prévoit, au prorata de la surface exploitée.
• Assurance de l'immeuble : locataire si le bail le prévoit.
• Honoraires de syndic et frais de gestion technique de l'immeuble : locataire si le bail le prévoit, en dehors des honoraires de gestion des loyers.
• Entretien et réparations locatives du local (menuiseries, serrurerie, peintures, revêtements de sol, plomberie et électricité courantes) : en principe locataire.
• Consommations du local (eau, électricité, chauffage individuel) : locataire, le plus souvent directement auprès des fournisseurs.

Tout ce qui ne figure pas dans l'inventaire reste à la charge du bailleur. La négociation de cette clause dépend du rapport de force entre les parties : un bail dit « investisseur » transfère au locataire le maximum de charges autorisé, un bail plus équilibré en laisse une partie au bailleur, ce qui améliore la valeur du droit au bail.

Les travaux : état prévisionnel et état récapitulatif

La loi impose au bailleur une information spécifique sur les travaux. Lors de la conclusion du bail, puis tous les trois ans, il communique au locataire :

• un état prévisionnel des travaux qu'il envisage de réaliser dans les trois années suivantes, assorti d'un budget prévisionnel ;
• un état récapitulatif des travaux réalisés dans les trois années précédentes, précisant leur coût.

Ces états sont communiqués dans le délai de deux mois à compter de chaque échéance triennale, et le bailleur communique au locataire, à sa demande, tout document justifiant le montant des travaux. Pour savoir quels travaux peuvent être mis à la charge du locataire, voir notre guide sur la répartition des travaux dans un bail commercial.

La régularisation annuelle des charges

L'état récapitulatif annuel, qui inclut la liquidation et la régularisation des comptes de charges, est communiqué au locataire au plus tard le 30 septembre de l'année suivant celle au titre de laquelle il est établi. Pour les immeubles en copropriété, le délai est de trois mois à compter de la reddition des charges de copropriété sur l'exercice annuel (article R.145-36 du Code de commerce). Le bailleur communique au locataire, à sa demande, tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés.

La régularisation compare les provisions versées au montant réel des charges :

• si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le bailleur rembourse l'excédent ;
• si elles sont inférieures, le locataire règle le complément.

Que se passe-t-il si le bailleur régularise en retard ?

Le texte ne prévoit pas de sanction spécifique en cas de retard. La Cour de cassation a jugé que le bailleur qui n'a pas communiqué l'état récapitulatif dans le délai réglementaire ou contractuel n'est pas tenu de restituer les provisions versées s'il justifie, le cas échéant devant le juge, de l'existence et du montant des charges exigibles (Cass. 3e civ., 29 janvier 2026, n° 24-16.270, publié au Bulletin). C'est l'absence de justification, et non le retard, qui expose le bailleur à restituer les provisions. Voir notre commentaire de cet arrêt.

Comment contester des charges locatives ?

1. Comparer les charges réclamées à l'inventaire du bail : toute catégorie absente de l'inventaire n'est pas due.
2. Vérifier qu'aucune charge interdite n'est facturée : grosses réparations, honoraires de gestion des loyers, quote-part des locaux vacants, impôts dont le bailleur est redevable.
3. Demander les justificatifs au bailleur (factures, contrats, avis d'imposition, décompte de copropriété, clé de répartition), qu'il doit communiquer à la demande du locataire.
4. Contrôler la clé de répartition entre locataires et la surface retenue.
5. Mettre le bailleur en demeure de régulariser ou de rembourser, puis saisir le tribunal judiciaire si nécessaire.

Le locataire qui a payé des charges indues peut en demander la restitution. Le délai pour agir est en principe de cinq ans à compter du jour où il a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d'agir (article 2224 du Code civil) : il ne faut donc pas tarder à vérifier les régularisations successives.

Attention : le locataire ne doit pas, de sa propre initiative, cesser de payer ses provisions ou son loyer pour contester des charges. Un impayé peut conduire le bailleur à délivrer un commandement de payer visant la clause résolutoire. La contestation des charges se règle par la négociation ou devant le juge, et peut constituer une contestation sérieuse faisant obstacle à un référé du bailleur : voir notre guide sur les loyers impayés en bail commercial.

Charges locatives et TVA

Lorsque le loyer est soumis à la TVA, les charges refacturées au locataire suivent en principe le même régime et sont facturées TTC. Lorsque le loyer n'est pas soumis à la TVA, les charges sont refacturées pour leur montant réel. Les règles sont détaillées dans notre article sur la TVA dans le bail commercial.

Quels baux sont concernés ?

L'article L.145-40-2 a été créé par la loi n° 2014-626 du 18 juin 2014, dite loi Pinel, et les articles R.145-35 à R.145-37 par le décret n° 2014-1317 du 3 novembre 2014. Selon l'article 8 de ce décret, les règles sur les charges non imputables, la régularisation annuelle et l'information sur les travaux sont applicables aux contrats conclus ou renouvelés à compter de sa publication, intervenue au Journal officiel du 5 novembre 2014. Pour un bail plus ancien qui n'a pas été renouvelé, la répartition des charges reste en principe régie par les clauses du contrat, interprétées strictement : une charge non expressément prévue reste à la charge du bailleur.

Charges et valeur du bail commercial

La répartition des charges a un impact direct sur la valeur du droit au bail : un bail qui transfère au locataire le maximum de charges est moins attractif pour un repreneur et se cède moins cher. Lors d'une cession de fonds de commerce ou de droit au bail, l'audit de la clause de charges, et notamment sa conformité aux règles d'ordre public, fait partie des vérifications essentielles. Voir notre page comment valoriser un bail commercial.

L'accompagnement de Novlaw Avocats

Le cabinet Novlaw Avocats accompagne bailleurs et locataires dans la rédaction et la négociation de la clause de charges, l'audit des baux avant cession, la vérification des régularisations annuelles et les contentieux en restitution ou en paiement de charges. Consultez notre page avocat en bail commercial et nos offres litige avec un locataire et litige avec un bailleur commercial. Le cabinet intervient depuis ses bureaux de Paris, Lyon et Lille (voir notre page avocat en bail commercial à Paris).

FAQ : charges locatives en bail commercial

Quelles charges peuvent être facturées au locataire d'un bail commercial ?

Celles qui figurent dans l'inventaire du bail, à l'exception des dépenses interdites par l'article R.145-35 du Code de commerce : grosses réparations, travaux de vétusté ou de mise aux normes relevant des grosses réparations, honoraires de gestion des loyers, impôts dont le bailleur est redevable (hors taxe foncière) et quote-part des locaux vacants.

La taxe foncière peut-elle être refacturée au locataire ?

Oui, si le bail le prévoit expressément dans l'inventaire des charges. À défaut, elle reste à la charge du bailleur.

Le bail peut-il mettre toutes les charges à la charge du locataire ?

Non. Depuis la loi Pinel, certaines dépenses ne peuvent jamais être imputées au locataire, quelle que soit la rédaction du bail.

Quand le bailleur doit-il régulariser les charges ?

Au plus tard le 30 septembre de l'année suivant celle à laquelle elles se rapportent, ou dans les trois mois de la reddition des charges de copropriété.

Le locataire peut-il refuser de payer si le bailleur régularise en retard ?

Non, en principe. Le retard ne suffit pas à obliger le bailleur à restituer les provisions, dès lors qu'il justifie du montant des charges exigibles.

Le bailleur doit-il justifier les charges qu'il réclame ?

Oui. À la demande du locataire, il doit communiquer tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés.

Combien de temps le locataire a-t-il pour réclamer des charges payées à tort ?

En principe cinq ans à compter du jour où il a connu ou aurait dû connaître le caractère indu des sommes versées.